Zur internen Kommunikation innerhalb und zwischen verschiedenen Arbeitseinheiten des Zentrums für
Studienmanagement, betreibt das LIfBi eine Foren-Software (Discourse) bei einem externen Hosting-
Anbieter (www.discoursehosting.com). Die Anmeldung in diesem Forum ist für alle Mitarbeitenden des
ZSM gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO obligatorisch und muss unter Angabe einiger, weniger
personenbezogener Daten erfolgen:

• Name, Vorname
• persönliche LIfBi-E-Mail-Adresse
• selbst vergebenes Passwort zum Login
• Bezeichnung der / des Arbeitseinheit / -bereiches

Diese Daten werden durch den Hosting-Anbieter im Auftrag des LIfBi und zum Zweck des Betriebs dieser Forensoftware verarbeitet und für die Dauer der Nutzung gespeichert. Die vom Hosting-Anbieter dafür genutzten Server-Kapazitäten befinden sich in Frankfurt am Main. Der Anbieter sichert die Einhaltung aller Anforderungen der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu.

Alle diese o.g. personenbezogenen Informationen, mit Ausnahme des Passwortes, sind jederzeit für alle anderen Foren-Nutzenden sichtbar. An allen Beiträgen, die innerhalb des Forums verfasst werden, sind Namen, Arbeitseinheitsbezeichnungen und ein Erstellungsdatum sichtbar angehängt.
In Ihrem Nutzendenprofil können Sie außerdem weitere Informationen, wie z.B. die Verlinkung auf
Social-Media-Profile, postalische Anschriften, Telefonnummern oder auch Profilbilder, angeben, sofern
Sie das möchten.

Alle von Ihnen angegebenen Informationen sind jederzeit durch Sie selbst editierbar. Mit Ihrem Ausscheiden aus dem ZSM als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter, wird die Bezeichnung der Arbeitseinheit
aus Ihrem Profil gelöscht. Bei einem Ausscheiden aus dem LIfBi wird Ihr Nutzendenprofil vollständig
anonymisiert, d. h. Ihr vollständiger Name wird durch eine Bezeichnung ersetzt, aus der lediglich die
ehemalige Zugehörigkeit zu einer ZSM-Arbeitseinheit ersichtlich ist (z.B. ehemals SPC-Mitarbeitende/r“), damit für alle im Forum verfassten Beiträge eine Zuordnung zu der zum Zeitpunkt des Verfassens aktuellen Arbeitseinheit vorhanden bleibt. Die hinterlegte E-Mail-Adresse und die Bezeichnung der Arbeitseinheit werden gelöscht. Alle im Forum verfassten Beiträge bleiben über die Dauer der Beschäftigung im LIfBi hinaus erhalten, sind aber danach nicht mehr mit Ihrer Person verknüpfbar.

Nach der DSGVO stehen Ihnen zudem folgende Rechte zu: Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
Berichtigungsanspruch (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) und ein Beschwerderecht beim Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit.